De Functie RI&E als basis voor het opleidingsplan - AAB Training & Opleiding

De Functie RI&E als basis voor het opleidingsplan

Arbo

19 februari 2021 | In dit artikel neemt Peter van Gelder je mee van RI&E naar opleidingsplan. Een stukje theorie, maar vooral een praktisch stappenplan. Peter is docent en adviseur (Middelbaar Veiligheidskundige MVK) bij AAB Training en opleiding. 

We zetten nog even goed op een rij wat een RI&E precies is en wat de wetgeving hierover zegt. Vervolgens gaan we kijken naar hoe een RI&E tot stand komt. Want wat is nou precies een gevaar? En wat is dan precies een risico? Daarover zijn veel misverstanden.

Je krijgt na het lezen van dit artikel inzicht in het proces van het opzetten van een Functie RI&E en waarom het belangrijk is om dit als input te gebruiken voor het opleidingsplan.

We gaan op zoek naar antwoorden op de vragen:

  • Hoe zit het ook al weer met de wetgeving omtrent de RI&E?
  • Wat is een Functie RI&E en hoe komt het tot stand?
  • Hoe komt een opleidingsplan tot stand en hoe kun je dit goed managen?
  • Wat heeft een opleidingsmanagementsysteem voor toegevoegde waarde?

We beginnen bij het begin: de wetgeving.

Wat zegt de wetgeving over het opleiden van medewerkers

In artikel 8 van de Arbowet staat dat de werkgever ervoor moet zorgen dat de werknemers doeltreffend worden ingelicht over de te verrichten werkzaamheden en de daaraan verbonden risico’s, alsmede de maatregelen die erop gericht zijn deze risico’s te voorkomen of te beperken.

De werkgever is dus verplicht om een goede opleiding of instructie te geven, met als doel ongelukken te voorkomen. Hoe de medewerkers geïnstrueerd moeten worden, dat is aan de werkgever zelf. Vaak zie je dan dat er iemand wordt aangesteld om deze taak op zich te nemen. Die persoon moet gaan inventariseren, organiseren en opleidingsplannen gaan maken.

De Excel Ridders

Wat we heel vaak tegenkomen is dat één persoon binnen de organisatie verantwoordelijk wordt gesteld voor de opleidingen. Die heeft prachtige Excelsheets gemaakt, ik noem ze altijd de Excel Ridders. De Excel Ridders weten heel goed hoe ze een Excelsheet moeten opbouwen en hoe ze ermee kunnen werken. Maar wat gebeurt er als deze persoon (onverwachts) uitvalt? Of als het overgedragen moet worden aan een collega? Vaak blijken het dan toch documenten te zijn die voor anderen niet of nauwelijks toegankelijk zijn.

De vraag die je ook kunt stellen: hoe houd ik alles bij? Een Excelsheet ziet er prachtig uit, maar om het bij te houden kost heel veel tijd en energie. Ook is niet altijd duidelijk welke opleiding precies is gevolgd, wanneer een herhaling gevolgd moet worden, etc. Waar haal je de tijd vandaan om alles goed te organiseren? Een uitkomst kan een opleidingsmanagementsysteem zijn.

Het doel van een opleidingsmanagementsysteem

Op basis van de uitgevoerde RI&E kun je een opleidingsmanagementsysteem inrichten.

Een opleidingsmanagementsysteem:

  • Helpt je om te bepalen welke opleidingen geschikt zijn
  • Bewaakt en beheert de opleidingsbehoefte
  • Zorgt ervoor dat je verplichte opleidingen tijdig signaleert
  • Inzicht hebt in de gerealiseerde opleidingen
  • Helpt je om de opleidingscycli te bewaken
  • Gevaren en risico’s
  • De risicoweging
  • De prioritering van de risico’s
  • Plan van Aanpak

Vaak worden certificaten gekopieerd of afgegeven, maar in een opleidingsmanagementsysteem wordt dat ook bijgehouden. Nascholing voor code 95, maar ook trainingen die om de zoveel tijd herhaald moeten worden. Denk aan een cursus Gevaarlijke stoffen of Klein Chemisch Afval.

Het woord om het opleidingsmanagementsysteem mee samen te vatten: Efficiency!

Wat is een Risico- Inventarisatie en Evaluatie?

Om het nut van een RI&E in combinatie met een opleidingsplan te zien, is het belangrijk te weten wat een Risico Inventarisatie en Evaluatie nou precies is. Het klink altijd heel ingewikkeld, maar als je het gaat ontleden valt het misschien al wel voor je op z’n plek.

Risico’s en gevaren

In een RI&E worden gevaren en risico’s beschreven waaraan werknemers, maar ook derden worden blootgesteld. Dus ook iedere externe die bij je over de werkvloer komt. Daar ben je als werkgever ook verantwoordelijk voor. Dat kan al een monteur zijn die de koffiemachine komt maken of mensen die onderhoudswerkzaamheden uitvoeren bij jou op het terrein. Iedereen die bij jou over de vloer komt, valt onder jouw verantwoordelijkheid.

De E van Evalueren

De letter E zegt iets over de beoordeling en prioritering van de vastgestelde risico’s. Het moet een objectieve beoordeling zijn. Alleen: objectiviteit is natuurlijk een vaag begrip. Wat ik een groot risico kan vinden, kan iemand anders als een lager risico beoordelen. Daar moeten dus ook normen voor zijn. Daar gaan we verderop nog naar kijken.

Bron aanpak is de mooiste aanpak

Tot slot bestaat de RI&E uit een Plan van Aanpak.

Met een Plan van Aanpak ga je proberen om de risico’s die we hebben geconstateerd ook aan te pakken. Waarbij de bronaanpak de mooiste aanpak is.

Een RI&E is nooit af

Een RI&E is in principe nooit af. Er komen altijd nieuwe processen, er komen nieuwe medewerkers in dienst, er worden nieuwe machines aangeschaft. Kortom; bij belangrijke wijzigingen moet de RI&E worden aangepast.  

Gevaren en risico’s

We gaan wat dieper in op de onderdelen van de RI&E. We beginnen met gevaren en risico’s. Wat is het onderscheid hierin? Ook nadat ik al jarenlang VCA trainingen geef en er veel over lees in literatuur, valt het mij nog steeds op dat de begrippen gevaar en risico door elkaar worden gehaald. Om er duidelijkheid in te scheppen:

Wat is gevaar

Wat is nou precies gevaar? Gevaar is een intrinsieke eigenschap van een situaties, van machines, van stoffen, etc. Het houdt in dat het de potentie heeft om schade of letsel toe te brengen.

Een gevaar is iets wat je niet kan veranderen. Als je kijkt naar elektriciteit: dat is nou eenmaal gevaarlijk. Daar kun je niks aan doen. Je kunt er wel mee omgaan, er verstandig mee omgaan. Maar het gevaar zal altijd aanwezig zijn.

Wat is een risico

Een risico is de kans dat er iets gebeurt en het effect ervan. Als je bijvoorbeeld kijkt naar het werken op hoogte, dan kun jij je afvragen hoe groot de kans is dat het mis gaat. Het gevaar is dus het werken op hoogte en het risico dat daarbij hoort, is de kans dat het misgaat, ofwel het vallen.

Het effect als het misgaat kan een bijna ongeval zijn, een ongeval met letsel of zelfs in het aller ergste geval een dodelijk ongeval.

En dan kom je weer terug bij de E van Evaluatie en de objectiviteit van de beoordeling. Want de één zegt bij het werken op hoogte: dat risico is niet zo heel groot. Terwijl je wel kunt zeggen, dat als het misgaat je ook een dodelijk ongeval kunt treffen.

Hoe kun je objectief evalueren?

De beoordeling en prioritering van risico’s moet dus objectief gebeuren. Anders zie je dat niet iedereen dezelfde gevaren als even gevaarlijk interpreteert. Je kunt hiervoor verschillende methoden gebruiken. Ik gebruik bijvoorbeeld het risicomodel Kinney & Wiruth. Het helpt je met een objectieve kwantificering op basis van 3 criteria:

  1. Waarschijnlijkheid van het optreden van het risico – is het risicoscenario altijd aanwezig?
  2. Blootstellingsduur – hoe lang wordt je blootgesteld, is het een dag, een uur of.. ?
  3. Effect van het mogelijke letsel – wat zijn de gevolgen als er iets gebeurt, is het kort verzuim of zelfs dodelijke afloop?

Elk risico dat je hebt geconstateerd weeg je af: waarschijnlijkheid x blootstelling x effect

Zo kun je constateren of het een groot risico is of dat het een acceptabel risico is.

Plan van Aanpak: Arbeidshygiënische strategie

In een plan van aanpak beschrijf je vervolgens hoe je de vastgestelde risico’s gaat aanpakken. Daarvoor is de Arbeidshygiënische strategie ontwikkeld.

De Arbeidshygiënische strategie bestaat uit 4 stappen, waarvan de eerste eigenlijk het belangrijkste is:

  1. Bronmaatregelen
  2. Collectieve maatregelen
  3. Individuele maatregelen
  4. PBM’s

Bronmaatregel

Als je risico’s binnen je bedrijf hebt die je onacceptabel vindt, dan kun je besluiten om een bronmaatregel te nemen.  Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat die activiteit niet meer wordt uitgevoerd. Denk aan wegafzettingen waarbij je wel eens incidenten hebt meegemaakt, misschien zelfs wel met dodelijke afloop. Dan kun jij je als werkgever afvragen of jij dat soort werkzaamheden überhaupt nog wel wilt doen, of dat je het misschien kunt uitbesteden. Door het uit te besteden pak je het bij de bron aan.

Collectieve maatregel

Een collectieve maatregel mag je pas nemen als stap 1 echt niet of slechts voor een deel kan. Bij collectieve maatregelen kun je denken aan maatregelen van technische aard. Als je bijvoorbeeld werkt met gevaarlijke stoffen, waarbij giftige dampen vrijkomen. Dan kan een maatregel zijn dat in de ruimte waarin deze risico’s voorkomen een goede ventilatie wordt aangebracht. Als dat niet mogelijk is, ga je naar stap 3.

Individuele maatregel

Als een collectieve maatregel ook niet tot de nodige verbeteringen kan zorgen, dan kom je bij een individuele maatregel. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan het verkorten van werkzaamheden, taakroulaties, zodat medewerkers minder worden blootgesteld aan de gevaarlijke stoffen. Als je medewerkers hebt die met een kettingzaag bomen gaan vellen, wat behoorlijk risicovol werk is, kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om meerdere medewerkers hiervoor op te leiden. De kans dat een medewerker gewond raakt wordt verkleind.

Toepassen van PBM’s

Pas als alle voorgaande maatregelen niet mogelijk zijn, kom je bij de laatste stap. Het toepassen van PBM’s.

Als je naar de 4 stappen kijkt dan kan het dus betekenen dat als medewerkers nu allemaal werkzaamheden langs de weg uitvoeren en hier een opleiding of instructie voor krijgen, dat de werkgever beslist dat de risico’s te groot zijn.  Er wordt besloten een bronmaatregel te treffen, ofwel deze activiteit wordt uitbesteed. Hierdoor vervalt de opleidingsbehoefte op dit onderdeel.  

En andersom geldt precies hetzelfde. Werkzaamheden die je nu nog niet doet, maar in de toekomst wel wilt gaan oppakken vanwege commercieel belang, moet je meenemen in het plan van aanpak. Ook dit moet vastgelegd worden zodat er een goed opleidingsplan ontstaat.

Verschillende soorten RI&E’s

Er zijn verschillende soorten RI&E’s. Er wordt weleens gedacht dat dit één document is, maar dat is beslist niet zo. We onderscheiden hierin vier soorten:

  1. RI&E op bedrijfsniveau
  2. RI&E op procesniveau
  3. RI&E op functieniveau
  4. RI&E op projectbasis (V&G plan)

Wij verdiepen ons in dit artikel op de RI&E op functieniveau.

Een RI&E is een wettelijke verplichting

Een RI&E is een wettelijke verplichting, te lezen in artikel 5 van de Arbowet.

Hierin staat dat de werkgever verplicht is de gevaren, risico’s welke gepaard gaan met het uitvoeren van arbeid, schriftelijk vast te leggen in een RI&E. Ook is de werkgever verplicht om risico beperkende maatregelen te beschrijven, ook voor bijzondere categorieën van werknemers. Als ik bijvoorbeeld medewerkers heb rondlopen van +/- 35 jaar en ik maak regelmatig gebruik van minderjarige stagiairs dan is dat iets wat ik ook in de RI&E moet beschrijven.

Het plan van aanpak maakt deel uit van de RI&E. Zoals ik eerder al aangaf: een RI&E is nooit af. De RI&E wordt zo vaak aangepast als nodig is. Een grijs gebied, want als het een kleine wijziging is hoeft dit niet altijd. Maar als het een substantiële wijziging is moet je dit wel altijd aanpassen.

Naleven van de wetgeving

De RI&E is een wettelijke verplichting sinds 1 januari 1994. Dit geldt voor alle werkgevers, met uitzondering van ZZP’ers.

Bij overheidsbedrijven (gemeentes, scholen etc.) heeft circa 80% een getoetste RI&E. Het gaat goed, zolang het goed gaat. Is er geen RI&E en vindt er een incident plaats, dan is de Inspectie SZW gemachtigd om boetes uit te delen.

Wil je meer weten over de controles van de Inspectie SZW en of je RI&E plichtig bent, dan verwijzen we je naar dit artikel: Meer controle op naleving en preventie | AAB Trainingen (aabgroep.nl)

De RI&E is pas het begin..

Marius is de veiligheidsman die iedere 1e donderdag van de maand om 15.30 uur de veiligheidscommissie bij elkaar roept. Dan doen ze een uurtje aan veiligheid (toolbox) en hebben het dan weer gehad voor die maand. Voor de rest van de tijd is veiligheid en gezondheid weer exclusief een taak voor Marius. Alle zaken rond veilig en gezond werken worden dan op Marius afgeschoven. Het zogenoemde Mariuseffect. 

In veel bedrijven waar ik kom merk ik dat Veiligheidskundigen, KAM-medewerkers, Arbo-coördinatoren, ed. nog wel eens te ver af staan van het primaire arbeidsproces. Voorkom het Mariuseffect.. Veiligheid moet bij iedereen tussen de oren zitten. Het is dus belangrijk hier navolging aan te geven. Zodat veiligheid bij elke medewerker op nummer 1 staat.

De uitwerking van een Functie RI&E

Het uitwerken van een Functie RI&E bestaat uit een aantal stappen.

Stap 1. Het opstellen van een functieprofiel

Formeel kan een functieprofiel er bijvoorbeeld als volgt uit zien. Voor velen van jullie (gemeenten, SW en landscapers) niet een onbekend profiel:

Werkzaamheden die je uitvoert:

  • Je verricht onderhoud aan groenvoorzieningen zoals bomen en het plantsoenmeubilair.
  • Je voert onderhoudswerkzaamheden uit van de sportvelden, dierparken en begraafplaatsen.
  • Je verricht werkzaamheden aan wegmeubilair en in de reiniging.
  • Je draagt zorg voor werkzaamheden voor evenementen.
  • Je ontvangt digitaal 'herstel meldingen' vanuit de inwoners, lost de meldingen op en handelt deze ook digitaal af.

Buitendienstmedewerker gemeente

Laten we zeggen dat dit om de buitendienstmedewerker van een gemeente gaat. In de praktijk blijken zijn of haar taken er meer als volgt uit te zien:

  • Klein onderhoud aan wegen
  • Plaatsen van wegafzettingen
  • Groenonderhoud, werken op hoogte
  • Bediening van machines
  • Ongediertebestrijding
  • Inzet op de milieustraat

Stap 2. Inventarisatie: wat zijn de gevaren en welke risico’s kunnen hierbij ontstaan

Voor alle werkzaamheden die hierboven genoemd zijn kun je een inventarisatie opmaken. Welke gevaren zijn er en wat zijn de risico’s. De inventarisatie kun je opmaken met behulp van het volgende:

  • Functieprofielen
  • Werkplekbezoek, observatierondes
  • Interviews met medewerkers, leidinggevenden
  • Incidentregistraties
  • Ongevallenanalyses
  • Arbocatalogi
Het functieprofiel om risico’s naar boven te krijgen

Het functieprofiel helpt al om veel risico’s naar boven te krijgen. Daarnaast kun je een werkplekbezoek afleggen waarbij je de specifieke werkplek van de medewerker langs gaat. Een observatieronde is op individueel niveau. Dus je gaat echt kijken of de medewerker zich aan de richtlijnen houdt, of PBM’s (goed) worden gebruikt, etc.

Interne interviews

Het is ook goed om interviews met medewerkers en leidinggevenden te houden. Juist hieruit blijkt vaak dat er verschillen zijn tussen de werkzaamheden, beoordelingen en wat er is afgesproken. Een leidinggevende heeft vaak een ander beeld dan hoe het echt in de praktijk gaat.

Incidentregistraties en ongevallenanalyse

Incidentregistraties geven inzicht in de gevaren en risico’s die in de praktijk kunnen ontstaan. Uit de inventarisatie blijkt niet altijd dat er risico’s zijn, terwijl een incidentregistratie direct laat zien dat er wel degelijk incidenten zijn geweest. En er dus een risico is. Een ongevallenanalyse is een soortgelijke bron.

Arbocatalogi hebben vaak al heel veel informatie omgezet die je goed kunt gebruiken voor het opstellen van een opleidingsplan. De gevaren en risico’s zijn hierin al goed uitgewerkt.

Wat gaan we beoordelen:

Stap 3. Het invullen van het risicomodel (Kinney & Wiruth)

De volgende stap is het invullen van het risicomodel. We hebben de taken vastgelegd, de gevaren die daarbij komen kijken en nu gaan we vaststellen wat de bijbehorende risico’s zijn.

Risico =

  • De waarschijnlijkheid dat het risico zich manifesteert
  • De blootstellingsduur
  • Het effect, ernst van het mogelijke letsel

Als voorbeeld is onderstaand model ingevuld. Het is maar een heel klein onderdeel van de risico beoordeling, maar het geeft je wel een beeld wat een risicomodel inhoudt. Rood is natuurlijk een groot risico.

Let wel: dit is maar een willekeurig voorbeeld. Het is altijd maatwerk. In samenwerking met de opdrachtgever gaan we kijken wat de werkzaamheden precies zijn, hoe lang mensen worden blootgesteld of hoe lang mensen aan risicovolle taken werken en wat het risico is.

Stap 4. Plan van Aanpak

Het plan van aanpak maak je altijd volgens de stappen zoals eerder besproken (bronmaatregel, etc.). Je kunt vervolgens gaan kijken of de bronmaatregel wordt gehanteerd of dat je het op een andere manier gaat oplossen. In het plan van aanpak staat altijd wat de taak is, wat het risico is, wat de maatregel is, wie verantwoordelijk is en wat de streefdatum is. 

Het hoeft niet altijd een dik rapport te zijn. Het is voldoende om aan te geven wie, wat en wanneer.

Vanuit de RI&E heb je nu input voor je opleidingsplan

Heb je al deze onderdelen goed in beeld gebracht, dan kun je de RI&E gebruiken als input voor je opleidingsplan. Vanuit de RI&E heb je nu inzicht in:

  • Gevaren en risico’s
  • De risicoweging
  • De prioritering van de risico’s
  • Plan van Aanpak

Stap 5. Opleidingsbehoefte in kaart brengen

De uitkomsten van de RI&E vormen de basis om een passende opleidingsbehoefte te kunnen vaststellen wat vervolgens de input is voor een opleidingsmanagementsysteem. Je kunt hieruit halen welke opleidingsbehoefte voortvloeit uit de Functie RI&E, maar ook: welke wensen heeft een medewerker op individueel niveau.

Een medewerker kan bijvoorbeeld heel goed zijn in het verzamelen van gevaarlijke stoffen op een milieustraat. Maar kan dan wel weer moeite hebben met het aanspreken van of communiceren met burgers die langskomen. Een aanvullende individuele aanpak kan dan zijn om een communicatiecursus te volgen.

Stap 6. Wat zijn de opleidingseisen

De laatste stap is het bepalen van de opleidingseisen. Zijn er verplichte nascholingspunten, zijn er verplichte (her) certificeringen? Opleidingseisen kunnen als volgt zijn:

  • Code 95
  • VCA
  • Heftruckcertificaat
  • Hoogwerkercertificaat
  • Kettingzaagcertificaat
  • Gevaarlijke stoffen
  • Etc.

Het Plan van Aanpak als opleidingsplan in een opleidingsmanagementsysteem

Een opleidingsmanagementsysteem is het eenvoudig beheersen en bewaken van de opleidingsbehoefte en het centraal regelen van het planningsproces van alle opleidingen. Met een opleidingsmanagementsysteem kun je:

  • bewaken en beheren opleidingsbehoefte
  • aanvragen, goedkeuren, plannen en boeken van opleidingen
  • bewaking op tijdige herhaling van verplichte opleidingen
  • samenstellen opleidingsplannen
  • inzicht in behaalde opleidingen
  • zoeken van geschikte opleidingen per medewerker
  • bewaking behaalde opleidingscertificaten en opleidingspunten

AAB Training en Opleiding heeft hier de oplossing voor met het opleidingsmanagementsysteem ‘Wijzer’. Het bewaken, beheren, goedkeuren, herhalen, verplichtingen, etc. Alles zit in dit opleidingsmanagementsysteem.

Tot slot, de stappen nog even op een rij

Het doel is een goede functie RI&E op te zetten, zodat we vervolgens kunnen gaan beoordelen en prioriteren. De maatregelen die we gaan treffen zijn conform de Arbeidshygiënische strategie. Vervolgens komt daar een Plan van Aanpak uit. Vanuit het Plan van Aanpak kunnen we de opleidingsbehoefte en opleidingseisen bepalen. Het opleidingsmanagementsysteem wordt geïmplementeerd.

Het adviestraject van RI&E naar opleidingsplan met AAB Training en Opleiding

We hopen dat dit artikel je een heleboel nieuwe inzichten heeft gegeven of je inzichten heeft bevestigd. Wil je meer weten over een opleidingsplan dat is gebaseerd op een Functie RI&E? AAB Training en Opleiding helpt je graag met dit traject. Peter van Gelder komt bij jou in de organisatie de stappen uitvoeren zoals hierboven aangegeven. Met als resultaat: een duurzaam, efficiënt en werkbaar opleidingsplan. Het is altijd een traject dat afgestemd wordt met de opdrachtgever. Een plan waar jullie als organisatie de komende jaren op kunnen bouwen.

Neem contact op met een van onze adviseurs of lees eerst meer over het opleidingsmanagementysteem Wijzer.

In november 2020 heeft Peter een webinar gegeven over het onderwerp Van RI&E naar Opleidingsplan. Het webinar kun je hier terugkijken.